La web es la única parte de la papelería de tu boda que puedes compartir pronto y seguir mejorando. Los invitados pueden reservar la fecha con meses de antelación y volver después a por el programa, el hotel y el formulario de respuesta cuando los añadas. En realidad, las preguntas sobre el momento son dos: cuándo compartir el enlace y cuándo deben estar todas las respuestas.
El calendario
Calcula hacia atrás desde la fecha de tu boda. Los plazos de las invitaciones y las respuestas que verás abajo siguen las recomendaciones del Emily Post Institute; lo demás son consejos prácticos sobre cómo encaja la web en ese calendario.
| Cuándo | Qué hacer | Estado de la web |
|---|---|---|
| En cuanto tengas la fecha y el lugar (idealmente entre 6 y 12 meses antes) | Envía el aviso de "reserva la fecha", digital o en papel | Publicada con nombres, fecha, ciudad y una nota de que habrá más detalles |
| Como muy tarde, entre 3 y 6 meses antes | Último momento para el "reserva la fecha", según Emily Post | Añade hoteles, viaje y un esbozo del programa |
| Entre 8 y 10 semanas antes | Termina el programa, el código de vestimenta y las preguntas y respuestas | Todo lo que necesitan los invitados, salvo los horarios definitivos |
| Entre 6 y 8 semanas antes | Envía las invitaciones, con el enlace de la web o el código QR | RSVP abierto, fecha límite visible |
| 1 semana antes del plazo | Envía un recordatorio amable a los invitados que no han respondido | Revisa tu lista de respuestas |
| Entre 2 y 3 semanas antes de la boda | Fecha límite del RSVP | Cierra las respuestas; descarga tu lista |
| Después del plazo | Da el número definitivo al catering y al lugar, y haz el plano de mesas | Actualiza los últimos detalles (aparcamiento, horarios del autobús lanzadera) |
| Después de la boda | Da las gracias a los invitados; comparte fotos si quieres | La web sigue en línea para los invitados que vuelvan |
Compartir la web con el "reserva la fecha"
La recomendación de Emily Post es enviar el aviso de "reserva la fecha" (save the date) en cuanto conozcas la fecha, y al menos entre tres y seis meses antes. Una web lo pone fácil: el aviso puede ser breve (nombres, fecha, ciudad y el enlace), y la web recoge el resto a medida que esté listo.
Qué debe decir la web en esta fase:
- Vuestros nombres, la fecha y la ciudad o el lugar
- "Invitación formal a continuación" o "Próximamente, más detalles"
- Información de hotel o de viaje, si los invitados tendrán que reservar con antelación
- Todavía sin formulario de RSVP, o con un formulario que diga claramente que las respuestas se abrirán más adelante
Todos los que reciban el "reserva la fecha" deben recibir después una invitación. Si tu lista de invitados todavía puede cambiar, envía el aviso solo a quienes seguro que estarán invitados.
Compartirla con la invitación
Tradicionalmente, las invitaciones se envían entre seis y ocho semanas antes de la boda. Tanto si tu invitación es impresa como digital, debe remitir a los invitados a la web para los detalles y la respuesta. Dos formas habituales:
- Un enlace en el mensaje con el que envías una invitación digital. Comprueba que la vista previa del enlace muestra vuestros nombres y la fecha.
- Un código QR o un enlace corto en una tarjeta de detalles dentro de una invitación en papel. Escanea la prueba impresa con dos móviles antes de imprimirlo todo.
Las guías de etiqueta no coinciden sobre si poner la dirección de la web en la tarjeta principal de la invitación; una tarjeta de detalles aparte es el término medio seguro. La información de la lista de bodas nunca va en la propia invitación.
Bodas de destino
Si la mayoría de los invitados tiene que coger un avión, pedir días libres o renovar el pasaporte, adelántalo todo:
- Comparte la web con el "reserva la fecha" en cuanto la fecha sea firme, con la información de viaje y hotel ya incluida.
- Añade los plazos de los bloques de habitaciones, los aeropuertos más cercanos y cómo llegar del aeropuerto al lugar.
- Envía las invitaciones antes que para una boda local, para que los invitados aún puedan reservar vuelos a precios razonables.
- Adelanta también la fecha límite de confirmación, si los hoteles o el catering necesitan las cifras mucho antes del día.
Cómo elegir la fecha límite de confirmación
La fecha límite adecuada es la más tardía que todavía te deja tiempo para actuar. Parte de los plazos de tus contratos:
- Busca la fecha en que el catering necesita el número definitivo (y la elección de menú, si la necesita).
- Busca cualquier plazo del lugar para el plano de mesas, los alquileres o el transporte.
- Toma la más temprana de esas fechas y retrocede más o menos una semana. Esa es tu fecha límite de confirmación.
- Compárala con la regla general de dos o tres semanas antes de la boda. Si es mucho antes, puede que los invitados necesiten un recordatorio.
Algunos puntos prácticos:
- Elige un día laborable. Un plazo en domingo te da las respuestas del fin de semana; uno en lunes te da tiempo para perseguir las que falten ese mismo día.
- Escríbela con el mes en letra en la web y en la invitación: "Se ruega confirmación antes del 15 de mayo de 2027".
- Cierra el formulario después del plazo para que las respuestas tardías te lleguen directamente y sepas que tienes que avisar al catering. Algunas plataformas, como la nuestra, cierran el formulario automáticamente después de tu fecha límite.
Recordatorios: qué enviar y cuándo
Más o menos una semana antes del plazo, mira tu lista de respuestas y envía un mensaje breve y cálido a quien no haya contestado. Que sea personal y fácil de responder:
"Hola, Sam, estamos cerrando el número de invitados con el catering. ¿Podrías decirnos antes del viernes si puedes venir? Aquí tienes el enlace: (tu enlace). ¡Gracias!"
Pasado el plazo, llama o escribe tú a los últimos invitados. Una llamada de dos minutos suele funcionar mejor que un tercer recordatorio.
Si cambia la fecha o el lugar
Los planes cambian: un lugar cierra, una urgencia familiar obliga a mover la fecha, cambian las normas de viaje. Con una web es más fácil que con papel, porque todo el mundo tiene ya el enlace.
- Actualiza primero la web, para que el enlace muestre siempre la información correcta.
- Envía a cada invitado un mensaje personal breve: qué ha cambiado, la nueva fecha o el nuevo lugar, y un enlace a la web.
- Si ya habías abierto las respuestas, pide a los invitados que vuelvan a responder, o reabre el formulario con una nueva fecha límite.
- Deja la fecha antigua visible unas semanas como "Cambiada del 12 de junio al 18 de septiembre", para que nadie se confunda con una captura antigua.
Cómo lo resuelven nuestras webs de boda
Puedes publicar tu web pronto, con lo que ya sabes, y añadir detalles más adelante; los invitados ven siempre la última versión. El formulario de respuesta muestra tu fecha límite y deja de aceptar respuestas después de ella. Las respuestas, los totales y una descarga en CSV están en tu panel. Consulta cómo funciona o prueba en el móvil el diseño Olive & Ivory.
FAQ
¿Es demasiado pronto compartir la web un año antes de la boda?
No. Compartirla con el "reserva la fecha" es habitual, siempre que indique qué detalles están aún por llegar. Mantén el formulario de respuesta cerrado o claramente señalado hasta que salgan las invitaciones, para que nadie responda antes de que estés listo.
¿Con cuánta antelación a la boda debe estar la fecha límite de confirmación?
Lo habitual es entre dos y tres semanas antes de la boda, y el calendario de Emily Post indica lo mismo. Lo que decide es el plazo del catering o del lugar para el número definitivo: fija el tuyo entre unos días y una semana antes.
¿Y si los invitados responden después del plazo?
Ponte en contacto con ellos, dales las gracias y pregunta al catering si todavía puedes añadirlos. Cerrar el formulario en línea después del plazo hace que las respuestas tardías te lleguen directamente, así que no se escapa ninguna sin que te des cuenta.
¿Debe aparecer la web en el "reserva la fecha"?
Sí, si ya tiene lo básico: nombres, fecha, lugar y una nota de que habrá más información. Un enlace o un código QR en el aviso permite a los invitados volver a consultar los hoteles y el viaje a medida que los añadas.